CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS
A. Généralités
1. Déclaration relative à la protection des données
Par la présente déclaration relative à la protection des données, nous vous informons de la manière dont nous collectons et traitons les données personnelles dans le cadre de nos relations d’affaires avec nos clients (employeurs affiliés), les assurés et les bénéficiaires de rentes ainsi que sur notre site Web. Il ne s’agit pas ici d’une description exhaustive. D’autres situations spécifiques peuvent être réglées dans d’autres documents de la CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS. L’organe responsable du traitement des données présenté dans cette déclaration relative à la protection des données est la:
CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS
c/o arcasia ag
Bärenplatz 8
3011 Bern
Si vous transmettez à la CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS des données personnelles d’autres personnes (à l’égard desquelles vous agissez en tant que responsable), vous devez vous assurer que la personne concernée a pris connaissance de la présente déclaration relative à la protection des données de la CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS. Si vous transmettez des données personnelles à la CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS, la CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS part du principe que vous ne le faites que dans le cadre de ce qui est autorisé, que vous avez informé les personnes concernées en conséquence et que les données personnelles en question sont correctes.
Dans la mesure où notre site Web est concerné, nous déclinons toute responsabilité pour les liens qui mènent de notre site Web à des sites Web de tiers. Le clic sur un lien externe relève exclusivement de votre responsabilité.
Dans le cadre de notre traitement des données, nous respectons les bases légales de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et du règlement général européen sur la protection des données (RGPD), si et dans la mesure où elles s’appliquent à vous.
B. Collecte et enregistrement de données personnelles ainsi que nature et but de leur utilisation
2. Collecte de données personnelles
Les données personnelles sont toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable.
Nous traitons avant tout les données personnelles que nous recevons de nos clients, assurés et bénéficiaires de rentes ainsi que de nos partenaires commerciaux dans le cadre de nos relations d’affaires, sur la base d’un mandat ou d’un autre rapport contractuel, ou dans le cadre de la correspondance (électronique ou postale) de ces personnes et d’autres personnes concernées, ou que nous collectons lors de l’exploitation de notre site Web ou d’autres applications.
Nous collectons vos données en priorité auprès de vous. Dans la mesure où cela est autorisé, nous obtenons également des données personnelles à partir de sources accessibles au public (p. ex. médias, Internet) ainsi que de registres publics (p. ex. registre du commerce, registre des poursuites, registre foncier). En raison de notre activité, des données peuvent toutefois aussi être mises à notre disposition par des tiers, notamment par vos employeurs, vos collaborateurs, d’éventuels mandataires, les autorités, etc. Il est possible que nous recevions des données vous concernant dans le cadre de la correspondance et des entretiens avec des tiers ainsi qu’avec des personnes de votre entourage (p. ex. références, votre adresse pour les livraisons, procurations, données sur le respect des prescriptions légales, données provenant de banques, assurances, partenaires de distribution et autres) pour nous permettre de conclure ou d’exécuter des contrats avec vous.
L’étendue des données que nous enregistrons dépend de l’existence et des modalités du mandat/rapport contractuel ou de notre relation d’affaires avec vous. En règle générale, il s’agit du nom, de l’adresse, de la date de naissance, du lieu d’origine, de l’état civil, des données du conjoint ou du partenaire, des données relatives aux enfants (nom, date de naissance, attestations de formation, coordonnées bancaires), de l’adresse e-mail, du site Web, des numéros de téléphone, de l’activité professionnelle, des coordonnées bancaires (pour les prestations de libre passage, les versements de rentes et de capitaux), du questionnaire de santé et, dans certaines circonstances, des dossiers de l’assurance-invalidité fédérale.
Le traitement des données est justifié par votre consentement, l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, le respect de dispositions légales, nos intérêts ainsi que par d’autres bases légales pertinentes.
Afin que les employeurs affiliés puissent utiliser nos prestations de services à bon escient et que nous puissions exécuter notre mandat de mise en œuvre de la prévoyance professionnelle, il est indispensable qu’ils nous transmettent les données de leurs employés. Il arrive notamment que nous traitions des données sensibles qui nous sont transmises dans le cadre de nos prestations de services. Nous n’utilisons les données qui nous sont transmises par les employeurs affiliés que dans le but convenu contractuellement, à savoir la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle.
Pour assurer nos prestations de services, nous pouvons être amenés à transmettre à des tiers les données que nous avons reçues de vous directement ou par l’intermédiaire d’un client ou de tiers. Il peut donc arriver que nous mandations des tiers pour traiter vos données (en particulier des prestataires de services, y compris des sous-traitants tels que des exploitants de serveurs). En pareils cas, nous nous assurons par contrat que les tiers également respectent les dispositions légales sur la protection des données.
3. Consultation de notre site Web
Lorsque vous consultez notre site Web www.pkna.ch, des informations sont envoyées automatiquement au serveur de notre site Web par le navigateur utilisé sur votre terminal. Ces informations sont enregistrées temporairement dans un fichier log. Les informations suivantes sont alors collectées sans votre intervention et enregistrées jusqu’à leur effacement automatique:
- adresse IP de l’ordinateur à l’origine de la consultation,
- date et heure de l’accès,
- nom et URL du fichier consulté,
- site Web à partir duquel l’accès a eu lieu (URL de référence),
- navigateur utilisé et, le cas échéant, système d’exploitation de votre ordinateur et nom de votre fournisseur d’accès.
Nous utilisons les données mentionnées pour garantir une bonne connexion à notre site Web et une utilisation confortable de ce dernier, pour évaluer la sécurité et la stabilité du système ainsi qu’à d’autres fins administratives. Le traitement des données est justifié par un intérêt prépondérant découlant des finalités énumérées ci-dessus. En aucun cas, nous n’utilisons les données collectées dans le but de tirer des conclusions sur votre personne.
Nous avons en outre recours à des cookies lorsque vous consultez notre site Web. Vous trouverez de plus amples détails à ce sujet au point 15 de cette déclaration relative à la protection des données.
4. Messages, notifications et mises à jour
Communication à des fins d’information ou autres: nous vous envoyons des communications qui sont nécessaires ou requises pour tous les clients, des notifications contenant des informations importantes et d’autres communications que vous nous demandez. Vous ne pouvez pas vous désabonner de ces communications. Toutefois, vous pouvez, le cas échéant, adapter le support et le format par lesquels vous recevez les notifications.
5. Données sensibles/profils de la personnalité
Nous ne collectons pas de données sensibles (p. ex. données salariales, données sur la sphère intime, les opinions religieuses ou philosophiques, la santé, etc.) par le biais du site Web et nous n’établissons pas de profils de la personnalité sur la base des données collectées lors des consultations de notre site Web.
Dans le cadre d’une relation client, il se peut toutefois que nous recevions de votre part des données sensibles ou que nous les collections auprès de vous. Nous attachons une grande importance à la protection de vos données sensibles.
Nous pouvons établir des profils de la personnalité à l’aide des données collectées dans le cadre de la relation d’affaires afin de pouvoir vous conseiller de manière ciblée. Pour ce faire, nous utilisons des outils d’analyse qui nous permettent de communiquer de manière adaptée à vos besoins.
6. But et bases légales du traitement des données
Nous ne traitons vos données qu’à des fins déterminées et uniquement dans les cas autorisés par la loi, notamment pour l’exécution du contrat existant entre la CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS et vous ou votre employeur, afin de pouvoir maintenir ou commencer notre relation d’affaires avec vous. En outre, les données des clients de nos partenaires contractuels sont traitées aux fins d’exécution du contrat. Enfin, vos données peuvent être utilisées dans le cadre de l’exercice de droits légaux (ainsi que de leur défense), de la prévention et de l’élucidation d’infractions pénales et d’autres comportements fautifs et de la garantie de notre exploitation, en particulier de l’informatique.
Par ailleurs, nous traitons les données personnelles vous concernant et concernant d’autres personnes également aux fins suivantes, pour lesquelles nous avons un intérêt légitime:
- développement de nos prestations de services et de notre site Web;
- prévention et élucidation d’infractions pénales et autres comportements fautifs;
- achat et vente d’unités, de sociétés (partielles) ou d’autres transactions relevant du droit des sociétés ainsi que le transfert de données personnelles qui y est lié.
Votre consentement, l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, l’exécution de prescriptions légales, des intérêts prépondérants de notre part ou de tiers ainsi que d’autres bases légales pertinentes entrent en ligne de compte comme base légale pour le traitement des données.
Si vous nous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques, nous traitons vos données dans le cadre et sur la base de ce consentement, dans la mesure où nous ne disposons pas d’une autre base légale et où nous avons besoin d’une telle base. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment, ce qui n’a toutefois aucun effet sur les traitements de données déjà effectués.
Dans le cadre du traitement de données personnelles concernant la prévoyance professionnelle obligatoire, une base légale est nécessaire pour le traitement des données personnelles en vertu du rapport juridique de droit public. Dans ce contexte, les données personnelles ne sont traitées que dans le cadre de l’art. 17 LPD, en relation avec l’art. 85a LPP.
7. Remise à des tiers
Dans le cadre de la fourniture de nos prestations de services et de la mise à disposition de notre site Web, nous pouvons être amenés à faire appel aux services de tiers. Dans ce contexte, il peut arriver que nous mandations des tiers pour traiter vos données personnelles. Dans certaines circonstances, nous sommes également tenus de communiquer vos données aux autorités ou à d’autres tiers. Il s’agit notamment des transmissions de données aux personnes et entités suivantes:
- nos prestataires de services, y compris les sous-traitants tels que les exploitants de serveurs;
- autres sous-traitants, distributeurs, fournisseurs ou autres partenaires commerciaux
- clients;
- autorités, services officiels ou tribunaux (en particulier pour les déclarations d’impôts après des versements de capitaux ou de rentes, les procédures de divorce, les procédures de prestations);
- personnes intéressées par l’acquisition d’unités ou de la société.
Dans tous ces cas, nous respectons strictement les dispositions légales applicables relatives à la protection des données.
Dans certaines circonstances, vos données personnelles peuvent également être transmises à des entreprises à l’étranger. Ces entreprises sont tenues de respecter un niveau de protection des données équivalent au nôtre. Si le niveau de protection des données dans le pays où les données sont transférées ne correspond pas à celui de la Suisse ou de l’Union européenne, nous nous assurons par contrat que le même niveau de protection que celui de la Suisse ou de l’Union européenne est garanti. Cela peut se faire par le biais de clauses standard de protection des données de la Commission européenne ou d’une autorité de surveillance, ou de codes de conduite autorisés et approuvés accompagnés d’engagements contraignants et exécutoires du destinataire, ou de mécanismes de certification autorisés accompagnés d’engagements contraignants et exécutoires du destinataire.
Dans la mesure où des données sont traitées dans le cadre de la prévoyance professionnelle obligatoire, l’art. 19 LPD et à l’art. 85a LPP sont en outre applicables.
8. Durée de conservation
Nous ne conservons vos données personnelles qu’aussi longtemps que cela est nécessaire pour répondre aux différentes finalités pour lesquelles elles ont été collectées et aussi longtemps que cela est autorisé par le droit applicable, c’est-à-dire par exemple pendant toute la durée de la relation d’affaires (de la préparation à l’exécution, jusqu’à la fin du contrat et au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation).
Nous conservons vos données personnelles en tout état de cause jusqu’à l’expiration des obligations légales de conservation ou jusqu’à l’expiration du délai de prescription de droits potentiels.
Nous attirons votre attention sur le fait que toutes les données enregistrées sous forme électronique sont régulièrement sauvegardées. Même après l’effacement définitif des données électroniques, celles-ci pourraient, dans certaines circonstances, être récupérées à partir des sauvegardes effectuées.
9. Sécurité des données
Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Il s’agit, par exemple, de l’adoption de directives internes, de formations internes, de solutions de sécurité informatique et de réseau appropriées, de contrôles et de restrictions d’accès, etc. Les données sont exclusivement conservées sur des serveurs suisses.
Le procédé SSL (Secure Socket Layer; «https») est utilisé pour la transmission des données sur notre site Web.
10. Transmission de données personnelles
Vous avez la possibilité de nous contacter par e-mail. Votre adresse e-mail, la date, le contenu de votre e-mail et l’objet ainsi que les coordonnées que vous avez indiquées sont enregistrés dans le but de traiter votre demande et en cas de questions de suivi, aussi longtemps que cela est nécessaire pour répondre à votre demande ou que nous y sommes tenus par la loi.
L’utilisation d’e-mails n’est pas techniquement sûre; il peut arriver que des e-mails ne soient pas distribués. Lors de la transmission d’e-mails, ceux-ci peuvent sortir des frontières nationales, même si l’expéditeur et le destinataire se trouvent sur le territoire national. La confidentialité des e-mails ne peut pas être garantie en l’absence de cryptage ou en cas de cryptage insuffisant. Les e-mails non cryptés ne sont donc pas adaptés à l’envoi d’informations confidentielles. Pour ces raisons, la CAISSE DE PENSION DES ÉTUDES DE NOTAIRES ET D’AVOCATS BERNOIS utilise «Swisstransfer», un outil axé sur la protection des données, ou des plateformes mises à disposition par le client pour la transmission de données sensibles.
En envoyant un e-mail, vous acceptez de communiquer par e-mail en connaissance des risques décrits.
C. Vos droits
11. Information, rectification
Vous avez à tout moment le droit d’obtenir gratuitement des informations sur les données personnelles vous concernant que nous traitons. Vous pouvez notamment demander des informations sur les finalités du traitement, la catégorie de données personnelles, les catégories de destinataires de vos données, la durée de conservation prévue, etc. En outre, vous avez le droit de nous contacter pour faire rectifier des données inexactes. Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette déclaration relative à la protection des données.
12. Révocation/opposition et effacement
Si le traitement des données est fondé sur votre consentement, vous pouvez révoquer ce dernier à tout moment et demander l’effacement de vos données personnelles. Par ailleurs, vous pouvez, dans certaines circonstances, faire limiter le traitement de vos données personnelles ou vous y opposer. Dans certaines circonstances, vous avez en outre le droit de nous demander de vous restituer les données que vous nous avez transmises (droit à la portabilité des données).
Si vous souhaitez faire usage de ces droits, veuillez nous contacter. Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette déclaration relative à la protection des données.
Veuillez toutefois noter que nous sommes tenus, en vertu du droit fiscal et commercial, de conserver les documents nécessaires au traitement ainsi que les pièces comptables pendant au moins dix exercices. Nous ne pouvons donc ni effacer ni traiter les données personnelles contenues dans ces documents. Dans ce cas, votre demande d’effacement ne sera donc satisfaite qu’après l’expiration de l’obligation de conservation.
Si des prestations sont encore en cours au moment de la réception de votre opposition, de votre révocation et de votre demande d’effacement, vos données personnelles continueront à être traitées jusqu’à la fin complète de la relation d’affaires. Votre révocation en vertu de la législation sur la protection des données n’a expressément aucune influence sur le déroulement des relations contractuelles existantes et n’est pas considérée comme un motif de résiliation extraordinaire.
13. Adaptations de cette déclaration relative à la protection des données
Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration relative à la protection des données à tout moment sans annonce préalable et d’informer les clients et les utilisateurs de ces modifications de manière appropriée.
Les modifications apportées à cette déclaration relative à la protection des données s’appliquent à compter de la date de leur publication sur notre site Web. La version en vigueur publiée sur notre site Web fait foi. Le traitement de données personnelles collectées dans le cadre d’une déclaration relative à la protection des données antérieure est effectué conformément à cette déclaration relative à la protection des données.
14. Point de contact pour les questions/interlocuteur
Si vous avez des questions sur cette déclaration relative à la protection des données ou sur vos données personnelles, vous pouvez vous adresser à tout moment à notre conseillère externe en matière de protection des données, Corina Ingold, Häusermann + Partner AG, Berne, par e-mail (datenschutz@haeusermann.ch) ou par téléphone (031 326 51 30).
D. Remarques particulières en rapport avec la consultation de notre site Web
15. Cookies
Nous avons recours à des cookies sur notre site Web. Il s’agit de petits fichiers que votre navigateur crée automatiquement et qui sont enregistrés sur votre terminal (ordinateur portable, tablette, smartphone ou autre) lorsque vous consultez notre site Web. Les cookies n’endommagent pas votre terminal et ne contiennent pas de virus, de chevaux de Troie ou d’autres logiciels malveillants.
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En outre, pour optimiser la convivialité, nous utilisons également des cookies temporaires, qui sont enregistrés sur votre terminal pour une période déterminée. Si vous consultez ultérieurement notre site pour utiliser nos services, ces cookies permettent de vous reconnaître automatiquement et de mémoriser vos données et réglages, de sorte que vous n’ayez plus à les saisir de nouveau.
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